ΕΙΣΑΓΩΓΗ 17 Πρόλογος 17 ΜΕΡΟΣ ΠΡΩΤΟ ΔΟΜΗ ΤΟΥ ΠΡΩΤΟΥ ΜΕΡΟΥΣ ΤΟΥ ΒΙΒΛΙΟΥ 21 ΚΕΦΑΛΑΙΟ Α' ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΕΛΕΓΧΟΥ 23 Ορισμός του ελέγχου 23 Σημασία του περιβάλλοντος 23 Σημαντικοί παράγοντες στο περιβάλλον ελέγχου 23 Συνέπειες υποβαθμισμένου περιβάλλοντος 24 Σωστό και υγιές διοικητικού συστήματος 24 Επάρκεια ενημέρωσης 24 ΣΥΣΧΕΤΙΣΗ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ & ΛΟΓΙΣΤΙΚΩΝ ΕΛΕΓΧΩΝ 25 Αλληλοσυσχέτιση ελέγχων 25 Υπευθυνότητες ελέγχου 25 ΑΡΧΕΣ ΕΛΕΓΧΟΥ 26 Εισαγωγή 26 Αποκέντρωση της διοίκησης 27 Διαχωρισμός αρμοδιοτήτων και ευθυνών 27 Τεκμηρίωση 27 Επίβλεψη/Επιστασία 27 Τακτική και έγκαιρη ενημέρωση 27 Έλεγχοι ανάλογα με τον εκτιμώμενο κίνδυνο 28 Ελαχιστοποίηση αλληλεξάρτησης ελέγχων 28 ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΕΣ ΑΡΜΟΔΙΟΤΗΤΕΣ ΚΑΙ ΕΥΘΥΝΕΣ 28 Εισαγωγή 28 Η Διοίκηση και η Διεύθυνση 28 Ο Διευθυντής Οικονομικών Υπηρεσιών 29 Η Επιτροπή Ελέγχου του Διοικητικού Συμβουλίου 29 Η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου 30 Οι Εξωτερικοί Ελεγκτές 31 Όλοι οι Υπάλληλοι 31 ΚΕΦΑΛΑΙΟ Β' ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΚΑΙ ΠΛΑΙΣΙΟ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΕΤΑΙΡΙΑΣ ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΗ ΔΟΜΗ 33 Πλαίσιο λειτουργίας 33 Η αρχή της αποκεντρωμένης διοίκησης 33 Οργανογράμματα και περιγραφή θέσεων εργασίας 34 Περιοδική επισκόπηση οργάνωσης 35 Εξουσιοδότηση 35 ΠΟΛΙΤΙΚΕΣ ΤΗΣ ΕΤΑΙΡΙΑΣ 35 Έκδοση και κοινοποίηση πολιτικών 35 Καθορισμός των διαφόρων πολιτικών 36 Συμπεριφορά εταιρίας και υπαλλήλων 36 Εκθέσεις συμμόρφωσης 36 Πολιτική επιχειρηματικής δεοντολογίας και ηθικής 37 Πολιτική σύγκρουσης συμφερόντων 38 Πολιτική εναντίον των τραστ 39 Πολιτική για συνεισφορές σε πολιτικά κόμματα 39 Πολιτική για υγεία, ασφάλεια και περιβάλλον 39 Πολιτική συμμόρφωσης με νόμους και κανονισμούς 40 ΣΧΗΜΑΤΙΣΜΟΣ-ΔΡΥΣΗ ΕΤΑΙΡΙΩΝ 40 Ίδρυση θυγατρικών και άλλων ελεγχομένων εταιριών 40 Το καταστατικό της εταιρίας 40 Εσωτερικοί κανονισμοί της εταιρίας 41 Εκλογή Διοικητικού Συμβουλίου 41 Επιχειρήσεις από κοινού με τρίτους 42 Άλλες επιχειρηματικές συμφωνίες 43 Πώληση/Διάθεση περιουσιακών στοιχείων 43 ΚΕΦΑΛΑΙΟ Γ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟΙ ΚΑΙ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΟΙ ΕΛΕΓΧΟΙ ΜΕΤΑΒΙΒΑΣΗ ΑΡΜΟΔΙΟΤΗΤΩΝ 45 Διαδικασία μεταβίβασης αρμοδιοτήτων 45 Νομικό πλαίσιο 45 Καταστατικό, κανονισμοί, αποφάσεις και έγγραφα 46 Πληρεξούσια αξιωματούχων και ειδικά πληρεξούσια 47 Λειτουργικό πλαίσιο 47 ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ 49 Διάφορες αρμοδιότητες 49 Κατευθυντήριες οδηγίες και πολιτικές προσωπικού 50 Προσέλκυση υποψηφίων και πρόσληψη προσωπικού 50 Σύστημα ταξινόμησης θέσεων εργασίας 50 Διορισμός σε θέσεις και εξέλιξη προσωπικού 50 Αμοιβές και λοιπές παροχές 51 Ατομικά πληροφοριακά στοιχεία εργαζομένων 51 ΜΑΚΡΟΧΡΟΝΙΟΣ ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΟΣ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ 51 Διαδικασία εταιρικού προγραμματισμού 51 Συντονισμός ομίλου εταιριών 52 Απαιτούμενες ενέργειες για τον προγραμματισμό 52 ΒΡΑΧΥΧΡΟΝΙΟΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΟΣ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ ΚΑΙ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΤΗΣ ΑΠΟΔΟΣΗΣ ΤΟΥ 53 Χρηματοοικονομικές και λειτουργικές επισκοπήσεις 53 Αποκεντρωμένη προσέγγιση προγραμματισμού 53 Προγράμματα, προβλέψεις και προϋπολογισμοί 54 Παρακολούθηση της απόδοσης και απολογισμός 55 ΕΠΕΝΔΥΣΕΙΣ ΚΕΦΑΑΑΙΟΥ 55 Σύστημα προϋπολογισμού επενδύσεων κεφαλαίου 55 Διαδικασία κατάρτισης προϋπολογισμού 56 Αξιολόγηση και εξουσιοδοτήσεις 56 Αναφορές-Εκθέσεις και έλεγχος 56 Πρόγραμμα επανεκτίμησης επενδύσεων 57 ΧΡΗΜΑΤΟΔΟΤΗΣΗ ΚΑΙ ΕΠΕΝΔΥΣΕΙΣ 57 Δανεισμός από χρηματοπιστωτικά ιδρύματα 57 Μισθώσεις 57 Παροχή εγγυήσεων και ενεχυρίασης περιουσιακών στοιχείων 58 Εκχώρηση εισπρακτέων λογαριασμών ή γραμματίων 58 Επενδυτικές συναλλαγές 58 Δάνεια και άλλες χρηματοοικονομικές συμφωνίες 58 Χρηματοδότηση κοινοπραξιών 59 Συμβάσεις για εμπορεύματα 59 Φύλαξη και προστασία 59 Διαχείριση επιχειρηματικού κινδύνου 60 ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΞΕΝΟΥ ΣΥΝΑΛΛΑΓΜΑΤΟΣ 60 Αντικείμενο των ελέγχων στο συνάλλαγμα 60 Εταιρική πολιτική και βασικές αρχές 60 Εξουσιοδοτήσεις για το ξένο συνάλλαγμα 61 Τραπεζικές συναλλαγές σε συνάλλαγμα 62 Διαχωρισμός αρμοδιοτήτων στο συνάλλαγμα 62 Παρακολούθηση δραστηριοτήτων συναλλάγματος 62 Ανεξάρτητη επαλήθευση στο συνάλλαγμα 63 ΣΥΜΒΑΣΕΙΣ-ΣΥΜΒΟΛΑΙΑ 63 Ανάγκη για πρότυπα συμβάσεων 63 Ευθύνη για αποτελέσματα και έλεγχος 64 Ανάγκες προκαταρκτικού ελέγχου 64 Τύποι συμβάσεων 65 Προκαταρκτική επιστολή επιβεβαίωσης (Letter of Intent) 66 Προκήρυξη διαγωνισμών 66 Βασικά στοιχεία συμβάσεων 67 Ρήτρα ελέγχου 68 Πρότυπα ειδικών κατηγοριών συμβάσεων 69 Συμβάσεις κατασκευών 69 Συμβάσεις για αγορές, πωλήσεις και ανταλλαγές 71 Συμβάσεις για μισθώσεις 71 Συμβάσεις επεξεργασίας παραγωγής 72 Συμβάσεις για από κοινού λειτουργία δραστηριότητας 72 Συμβάσεις για κοινοπραξίες (Joint Ventures) 72 ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΚΑΙ ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΕΙΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗΣ 73 Αρμοδιότητες, πρότυπα και έκταση εφαρμογής 73 Πρότυπα και κατευθυντήριες γραμμές 73 Ανάπτυξη και εφαρμογή συστημάτων πληροφορικής 74 Ενσωμάτωση ελέγχων στα μηχανογραφικά συστήματα 75 Λειτουργία εγκαταστάσεων μηχανογραφίας 75 Αρμοδιότητες και ευθύνες μηχανογράφησης 76 Διαχωρισμός καθηκόντων και ευθυνών 76 Επιλογή εξοπλισμού και προγράμματος 77 ΠΡΟΣΤΑΣΙΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ 77 Εισαγωγή 77 Ταξινόμηση και προστασία πληροφοριών 78 Κοινοποίηση/Αποκάλυψη πληροφοριών 78 Διαφύλαξη αρχείων, βιβλίων και στοιχείων 79 Ζωτικά αρχεία 79 ΑΛΛΟΙ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΟΙ ΕΛΕΓΧΟΙ 79 Ορισμός 79 Οδηγίες λειτουργίας 80 Μέτρηση λειτουργίας 80 ΚΕΦΑΛΑΙΟ Δ' ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΙ ΛΟΓΙΣΤΙΚΟΙ ΕΛΕΓΧΟΙ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ ΧΡΗΜΑΤΟΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΣΤΟΙΧΕΙΩΝ 81 Λογιστικά πρότυπα 81 Εγχειρίδιο λογιστικών διαδικασιών 81 Λογιστικό σχέδιο 82 Υπο-συστήματα 82 Φάκελοι ημερολογιακών εγγράφων (Journal Vouchers) 83 Διορθωτικές εγγραφές 83 Προϋπολογιστικές εγγραφές και αντιλογισμοί 84 Διαδικασίες κλεισίματος μηνός 84 Ακύρωση των παραστατικών εγγράφων 84 ΚΕΦΑΛΑΙΑ ΣΕ ΤΡΑΠΕΖΙΚΕΣ ΚΑΤΑΘΕΣΕΙΣ & ΜΕΤΡΗΤΑ 84 Τραπεζικές συναλλαγές 84 Τραπεζικοί λογαριασμοί 85 Κίνηση τραπεζικών λογαριασμών 85 Ανεξάρτητη επαλήθευση τραπεζικών λογαριασμών 86 Συμφωνία τραπεζικών λογαριασμών 87 Ταμείο μικροεξόδων 87 ΠΛΗΡΩΜΕΣ ΜΕ ΜΕΤΡΗΤΑ Ή ΕΠΙΤΑΓΕΣ 88 Παραστατικά/Δικαιολογητικά 88 Διαχωρισμός αρμοδιοτήτων στις πληρωμές 88 Έγκριση πληρωμών 89 Κατάλογος προμηθευτών 89 Δικαιολογητικά έγγραφα πληρωμών 89 Ποσά για μικροέξοδα, συναλλαγματικές και έκδοση επιταγών 90 Φορτωτικές/Ναύλοι πληρωτέοι 90 Πληρωμές δικαιωμάτων (Royalties) 91 Εξοδολογία υπαλλήλων 91 Προκαταβολές και προπληρωμές σε τρίτους 91 Έλεγχοι πληρωμών 91 Ανεξάρτητη επαλήθευση πληρωμών 92 Κατάλογος πληρωμών 92 ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΥΛΙΚΩΝ 92 Είδη υλικών 92 Γενικά πρότυπα μετρήσεων 92 Ειδικά πρότυπα μετρήσεων 93 Πετρελαιοειδή 94 Γαιάνθρακας και ορυκτά 95 Σύστημα λογιστικής απογραφής 95 Ισοζύγια υλικών 95 Διαχωρισμός αρμοδιοτήτων στις απογραφές 95 Εγκρίσεις απογραφών 96 Αναζήτηση των ειδών που αποθηκεύτηκαν 97 Προκαθορισμένα κόστη υλικών 97 Φυσικές απογραφές 98 Ανεξάρτητη επαλήθευση απογραφών 98 Παρατηρούμενες αποκλίσεις στις απογραφές 98 Διαχείριση αποθεμάτων 99 Ασφάλεια (Security) αποθεμάτων 99 ΤΑ ΕΣΟΔΑ ΤΗΣ ΕΤΑΙΡΙΑΣ 99 Πηγές εσόδων 99 Κατηγορίες εσόδων 100 Διαχωρισμός αρμοδιοτήτων στα έσοδα 100 Εξουσιοδοτήσεις/Εγκρίσεις πωλήσεων 101 Λογιστική παρακολούθηση εσόδων 101 Σύστημα αναφοράς πωλήσεων 102 ΕΙΣΠΡΑΞΕΙΣ 103 Είδη εισπράξεων 103 Διαχωρισμός αρμοδιοτήτων στις εισπράξεις 103 Μέθοδοι είσπραξης χρημάτων 103 Εισπράξεις από υπαλλήλους ή από αντιπροσώπους 104 Διευθέτηση των καταθέσεων 105 Εισπράξεις μέσω ταχυδρομείου 105 Καταθέσεις από κεντρικά σημεία εισπράξεων 105 Λογιστική παρακολούθηση των εισπράξεων 106 Μέτρα σωστής διενέργειας των εισπράξεων 106 Ανεξάρτητη επαλήθευση των εισπράξεων 106 ΠΙΣΤΩΣΕΙΣ ΚΑΙ ΕΙΣΠΡΑΞΕΙΣ 106 Παροχή πιστώσεων 106 Η έκταση των πιστώσεων 107 Διαχείριση των πιστώσεων 107 Διαχωρισμός αρμοδιοτήτων στις πιστώσεις 108 Ειδικές περιπτώσεις πιστώσεων 108 Εκτίμηση του κίνδυνου από πιστώσεις 108 Παρατάσεις-Αυξήσεις ορίων πιστώσεων 108 Ειδικές προσπάθειες εισπράξεων 109 Επισφαλείς απαιτήσεις 109 Ανεξάρτητη επαλήθευση πιστώσεων και εισπράξεων 109 ΙΔΙΟΚΤΗΣΙΑ, ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΕΙΣ ΚΑΙ ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΣ Εισαγωγή 110 Διαχωρισμός αρμοδιοτήτων 111 Αναγνώριση και καταχώριση περιουσιακών στοιχείων 111 Προσθήκες περιουσιακών στοιχείων 112 Επαλήθευση κεφαλαιουχικού εξοπλισμού 112 Διάθεση/Εκποίηση και μεταφορά περιουσιακών στοιχείων 112 Ασφάλεια (Security) περιουσιακών στοιχείων 113 Προστασία του μηχανογραφικού εξοπλισμού 113 ΜΙΣΘΟΔΟΣΙΑ & ΠΑΡΟΧΕΣ ΥΠΑΛΛΗΛΩΝ 113 Πληροφορίες για υπαλλήλους και παροχές 113 Διαχωρισμός αρμοδιοτήτων στη μισθοδοσία 114 Εξουσιοδοτήσεις για αλλαγές στη μισθοδοσία 114 Έγκριση του ωραρίου και της παρουσίας 115 Έλεγχος και έγκριση μισθοδοσίας 115 Πληρωμή μισθών και ημερομισθίων 116 Κρατήσεις μισθοδοσίας 117 Πληρωμή διαφόρων παροχών 117 Επαλήθευση της μισθοδοσίας 117 ΜΕΡΟΣ ΔΕΥΤΕΡΟ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟΣ ΕΛΕΓΧΟΣ ΜΙΚΡΟΜΕΣΑΙΩΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ ΠΡΟΛΟΓΟΣ 121 Καλυπτόμενες δραστηριότητες 121 ΕΙΣΑΓΩΓΗ 123 Η φύση των επιχειρηματικών ελέγχων 123 Αρχές των επιχειρηματικών ελέγχων 124 ΕΛΕΓΧΟΣ ΤΟΜΕΩΝ 127 Α. ΕΣΟΔΑ & ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΙ ΕΙΣΠΡΑΚΤΕΟΙ 127 Σύντομη επισκόπηση 127 Λήψη παραγγελιών και εκτίμηση πιστώσεων 127 Διαδικασίες διαμόρφωσης τιμών 128 Παράδοση προϊόντων και τιμολόγηση 128 Εισπρακτέοι λογαριασμοί και εισπράξεις 129 Διαδικασία αντιμετώπισης επισφαλών απαιτήσεων 130 Έλεγχος πιστώσεων 131 Επισφαλείς απαιτήσεις 132 Β. ΑΓΟΡΕΣ ΚΑΙ ΠΛΗΡΩΜΕΣ 132 Γενική πολιτική αγορών - Σύντομη επισκόπηση 132 Αγορές υλικών και υπηρεσιών 133 Αγορές προϊόντων 134 Επαλήθευση τιμολογίων 135 Προετοιμασία και έγκριση των πληρωμών 135 Γ. ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΡΑΠΕΖΙΚΩΝ ΣΥΝΑΛΛΑΓΩΝ 136 Γενικές αρχές 136 Διαχωρισμός αρμοδιοτήτων 136 Άνοιγμα και κλείσιμο τραπεζικών λογαριασμών 136 Εξουσιοδότηση κίνησης τραπεζικών λογαριασμών 137 Τραπεζικές επιστολές επιβεβαίωσης 138 Συμφωνία τραπεζικών λογαριασμών 138 Διαχείριση μετρητών 138 Έλεγχος εντύπων επιταγών και άλλων μέσων πληρωμής 139 Λειτουργία ταμείου μικροεξόδων 139 Δ. ΠΑΡΟΧΗ ΕΞΟΥΣΙΟΔΟΤΗΣΕΩΝ 140 Γενικές αρχές εξουσιοδοτήσεων 140 Νομικό πλαίσιο 140 Λειτουργικό πλαίσιο 141 Ε. ΕΛΕΓΧΟΣ ΑΠΟΘΕΜΑΤΩΝ 143 Επιγραμματική επισκόπηση θεμάτων 143 Γενικά πρότυπα μετρήσεων 143 Διαχωρισμός αρμοδιοτήτων 144 Αναγνώριση των ειδών που αποθηκεύτηκαν 144 Διεξαγωγή φυσικών απογραφών 145 Λογιστικό σύστημα αποθεμάτων 145 Καταχώρηση και αναφορά διακίνησης προϊόντων 147 Ελλείμματα και πλεονάσματα αποθεμάτων 148 Εξουσιοδοτήσεις για τα αποθέματα 148 Ασφάλεια αποθεμάτων και κακή πρόθεση (Security) 149 Ασφάλεια αποθεμάτων από ατυχήματα (Safety) 149 ΣΤ. ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΕΩΝ & ΑΥΤΟΚΙΝΗΤΩΝ 149 Επιγραμματική επισκόπηση 150 Λειτουργία εγκαταστάσεων 150 Μεταφορές 153 Ασφάλεια εγκαταστάσεων και αυτοκινήτων 155 Ζ. ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΣΗ 156 Συνολικοί έλεγχοι 156 Βασικό αρχείο (Master File) 157 Εισαγωγή δεδομένων 157 Δεδομένα εξόδου 158 Ασφάλεια και προστασία δεδομένων 159 Η. ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ & ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΕΛΕΓΧΟΥ ΜΙΣΘΟΔΟΣΙΑΣ 159 Βασικές αρχές ελέγχου 159 Διοίκηση προσωπικού 160 Πολιτικές προσωπικού και κατευθυντήριες γραμμές 160 Επιλογή και πρόσληψη προσωπικού 160 Αμοιβές και άλλες παροχές 161 Πληροφοριακά στοιχεία προσωπικού 161 Εκπαίδευση και εξέλιξη προσωπικού 161 Εργασιακές σχέσεις 161 Διαδικασίες ελέγχου μισθοδοσίας 162 Θ. ΠΑΓΙΑ ΠΕΡΙΟΥΣΙΑΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ 163 Βασικές αρχές 163 Σύντομη επισκόπηση 163 Έλεγχοι απόκτησης παγίων 163 Καθολικό εγκατάστασης 164 Λειτουργικοί έλεγχοι 165 Ι. ΑΝΑΦΟΡΑ/ ΛΟΓΟΔΟΣΙΑ ΠΡΟΣ ΤΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗ 166 Γενικές αρχές 166 Χρηματοοικονομικό και λειτουργικό σχέδιο 167 Ενδιάμεσες εκθέσεις - αναφορές 169 Απολογιστική επισκόπηση 170 Άλλες επισκοπήσεις θυγατρικών εταιριών 170 Αναφορά ατασθαλιών 170 |